Nhiều người mới vào nghề hoặc đang tìm hiểu về nghề nhân sự chưa nắm rõ được công việc của nhân viên hành chính nhân sự phải làm gồm những gì, để hoàn thiện kiến thức và kỹ năng phục vụ cho công việc sắp tới. Bài viết này xin chia sẻ tới bạn đọc những thông tin cơ bản mà nhân viên hành chính nhân sự thường làm.
Bất kể một doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ đều cần và rất cần hai nguồn nhân lực chính đó là nhân lực về tài chính và vật chất, thứ hai là nhân tố con người. Với nhân nguồn nhân lực con người, bất kỳ ai, ở bất kỳ vị trí nào đều được tuyển dụng bởi phòng hành chính nhân sự. Thực tế hơn 50% những người đang làm nhân sự đều chưa có kiến thức tốt về lĩnh vực này làm việc kiểu có gì làm thế, không định hướng rõ ràng chức trách và nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự điều này ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi và tiếng nói của nhân viên hành chính nhân sự trong công ty. Nhiều khi họ không có tiếng nói trong tổ chức như người vô hình chỉ làm những việc không tên, đó là khi bạn chưa biết rõ những gì nhân viên hành chính nhân sự có thể làm được cho tổ chức và tầm quan trọng của vị trí này.
Khái quát các Công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự sẽ liên quan tới 2 nhóm việc chính là nghiệp vụ nhân sư và nghiệp vụ hành chính. Tùy từng doanh nghiệp có thể phân chia rõ các phòng bạn những công ty vừa và nhỏ thì nhân sự sẽ phải kiêm nhiệm cùng lúc 2 vị trí này, nên tốt nhất khi là người mới bắt đầu tìm hiểu và học về nhân sự bạn cần biết rõ những đầu mục công việc ở từng bộ phận sau đây:
Công tác lễ tân: đón tiếp khách hàng , ứng viên, tổ chức sắp xếp phòng ban trong doanh nghiệp (Xử lý thư gửi đến, Lập và phân phát tài liệu, giấy tờ.
Vệ sinh tạp vụ, giữ vệ sinh cho công ty phân công lịch trực, tạo quy tắc điều lệ vệ sinh văn phòng tại doanh nghiệp.
Công tác văn thư lưu trữ chứng từ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh và cả tổng hợp, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ
Chuẩn bị văn phòng phẩm, đồ trang thiết bị đồng phục nhân viên
Tổ chức sự kiện hội nghị, các hội nghị công ty tổ chức định kỳ: hội hè, nghỉ lễ tết, sinh nhật, thực thi chế độ cho nhân viên công ty
Thư ký hỗ trợ: Sắp xếp lịch làm việc, lịch học và chuẩn bị đầy đủ máy móc, trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn hay liên hoan, tiếp khách (Sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp)
Thực thi những đề mục công việc khác theo chỉ thị của ban lãnh đạo giám đốc công ty.
Kỹ năng cần có để làm công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Kỹ năng giải quyết vấn đề phát sinh liên quan tới lao động, giúp ban lãnh đạo giải quyết những trường hợp phát sinh về nhân sự về việc: cho nghỉ việc, lao động đình công, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết phát sinh nhân sự, kiện tụng tranh chấp nếu có .
Trên đây là một số công việc của nhân viên hành chính nhân sự cần làm được trong doanh nghiệp để có cơ hội thăng tiến và được công nhận bạn cần biết nhiều kỹ năng tổng hợp của các nghề kế toán: khả năng kiểm soát logics tính toán hợp lý, Nghề tư vấn: nắm bắt tâm lý nhân viên giải quyết vấn đề theo hướng hiêu quả nhất không phát sinh tranh chấp – nghề luật sư: nắm rõ kiến thức về luật lao động, doanh nghiệp để thực hiện đúng và đủ hạn chế sai phạm cho doanh nghiệp – Nghề tổ chức sự kiện: Nhân sự giỏi ngoài những kỹ năng trên cần có tư duy tổ chức sự kiện, kỹ năng điều phối chương trình, MC, dự tính kinh phí.
Để làm được công việc này ngoài những tố chất cần có mình đã nếu bạn cần hoàn thiện tốt kỹ năng tin học văn phòng đây là điều tối kỵ khi làm công tác hành chính văn phòng và chắc chắn sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng tại doanh nghiệp.
Nhân sự giỏi không bao giờ thất nghiệp, nhân sự giỏi luôn được trọng dụng và không bao giờ là vị trí không tên vô hình trong doanh nghiệp, nếu có đầy đủ kiến thức bạn sẽ trân trọng công việc mình đang làm và có lý do để học tập trau dồi kiến thức thêm cho nghề nhân sự.
Hành chính nhân sự chính là vị trí quan trọng nhất trong một tổ chức, họ là người tuyển dụng nhưng đồng thời cũng chính là những người sa thải bởi vậy mà hành chính nhân sự không chỉ là “làm dâu trăm họ” mà còn là một bà “mẹ chồng khó tính”. Đội ngũ hành chính nhân sự họ thực hiện một nhóm các nhiệm vụ cụ thể nếu như nhân viên đó xin nghỉ việc hoặc bị sa thải như hoàn thiện các thủ tục giấy tờ nhằm đảm bảo quy trình nghỉ việc là hợp pháp. Tiền trợ cấp thôi việc có thể được cung cấp hoặc các lợi ích liên quan khác cũng được giải quyết từ chính bộ phận nhân sự này. Ngoài ra họ là những người kiểm duyệt tài sản của doanh nghiệp bao gồm thu lại chìa khóa, thẻ nhân viên, máy tính hay các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp khác.
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự luôn được xem là bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề phát triển doanh nghiệp. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này, đã phần nào giúp các bạn hiểu được phần nào công việc cũng như vai trò của việc làm hành chính nhân sự. Hiện nay, việc tuyển dụng hành chính nhân sự diễn ra liên tục với số lượng lớn từ tất cả các doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn quốc. Bạn có thể tìm kiếm những thông tin tuyển dụng và chọn lựa công việc cho mình. Chúc các bạn thành công!
